Ordnungsgemäße Belehrung und Vernehmungsprotokoll- was ist zu beachten?

Interne Untersuchungen spielen eine entscheidende Rolle in der Compliance- und Strafverfolgungspraxis. Damit eine vertypte Sanktionsminderung erreicht werden kann, müssen interne Ermittlungen unter Beachtung der Grundsätze eines fairen Verfahrens durchgeführt werden. Dazu gehört insbesondere die ordnungsgemäße Belehrung der betroffenen Mitarbeiter sowie eine lückenlose Dokumentation der Vernehmungen. Doch welche Anforderungen sind dabei konkret zu erfüllen?

1. Die Bedeutung der ordnungsgemäßen Belehrung

Jede Vernehmung im Rahmen einer internen Untersuchung muss mit einer ausdrücklichen Belehrung der befragten Mitarbeiter beginnen. Dabei sind insbesondere folgende Punkte zu berücksichtigen:

• Hinweis auf die Verwendbarkeit der Aussagen: Mitarbeiter müssen vor der Befragung darauf hingewiesen werden, dass ihre Aussagen in einem Strafverfahren gegen sie verwendet werden können. Diese Information ist essenziell, um das Bewusstsein für mögliche Konsequenzen zu schärfen und rechtliche Transparenz zu gewährleisten.
• Recht auf anwaltlichen Beistand oder Betriebsratsmitglied: Die befragten Personen haben das Recht, einen Rechtsanwalt oder ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen. Die Belehrung darüber muss vor der Befragung erfolgen.
• Recht zur Aussageverweigerung: Befragte haben das Recht, die Auskunft auf Fragen zu verweigern, deren Beantwortung sie selbst oder nahe Verwandte im Sinne des § 52 Absatz 1 StPO einer strafrechtlichen oder ordnungswidrigkeitsrechtlichen Verfolgung aussetzen würde. Auch hierzu muss eine ausdrückliche Belehrung erfolgen.

2. Das Vernehmungsprotokoll – Formale Anforderungen

Ein ordnungsgemäß geführtes Vernehmungsprotokoll stellt sicher, dass die durchgeführten Ermittlungen transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Protokollierung muss folgende Punkte umfassen:

• Zeit und Ort der Befragung: Datum, Uhrzeit und Ort der Vernehmung müssen präzise festgehalten werden.
• Angaben zur befragten Person: Name, Funktion im Unternehmen und ggf. weitere relevante Informationen.
• Anwesenheitsliste: Wer war bei der Vernehmung anwesend? Wurde ein Anwalt oder ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen?
• Belehrung: Die durchgeführte Belehrung ist vollständig zu dokumentieren. Idealerweise wird dies durch eine Unterschrift des Befragten bestätigt.
• Wortlaut der Antworten: Die Aussagen der befragten Person sollten möglichst wortgetreu und nicht nur in einer zusammengefassten Form wiedergegeben werden.
• Unterzeichnung des Protokolls: Am Ende der Befragung sollte der Befragte das Protokoll gegenlesen und durch eine Unterschrift bestätigen.

3. Fehlerquellen und Risiken vermeiden

Werden die oben genannten Punkte nicht eingehalten, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Fehlende oder unvollständige Belehrungen können dazu führen, dass Aussagen im weiteren Verlauf des Verfahrens nicht verwertbar sind. Dies kann nicht nur die Effektivität interner Ermittlungen beeinträchtigen, sondern auch zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Häufige Fehler sind:

• Fehlende oder unvollständige Belehrung: Eine unklare oder gar nicht erfolgte Belehrung kann die gesamte Befragung infrage stellen.
• Lückenhafte Protokollierung: Unpräzise oder unvollständige Protokolle können zur Anfechtbarkeit der Aussagen führen.
• Unfreiwillige Aussagen: Wird der Eindruck erweckt, dass der Mitarbeiter zur Aussage verpflichtet ist, kann dies im Widerspruch zu seinen gesetzlichen Rechten stehen.

4. Best Practices für eine rechtskonforme Vernehmung

Um eine faire und gerichtsfeste Vernehmung zu gewährleisten, sollten Compliance-Abteilungen und Ermittler auf bewährte Best Practices setzen: ✅ Standardisierte Belehrungstexte nutzen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte abgedeckt werden. ✅ Dokumentation der Belehrung in Schriftform oder durch eine digitale Aufzeichnung. ✅ Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter, um eine korrekte Durchführung interner Ermittlungen sicherzustellen. ✅ Fragen neutral formulieren, um eine Beeinflussung der befragten Person zu vermeiden. ✅ Rechtsabteilung einbinden, um sicherzustellen, dass die internen Ermittlungen rechtssicher durchgeführt werden.

5. Fazit: Transparenz und Fairness als Schlüssel zur Compliance

Eine ordnungsgemäße Belehrung und ein professionell geführtes Vernehmungsprotokoll sind essenzielle Bestandteile interner Ermittlungen. Sie stellen sicher, dass Aussagen vor Gericht verwertbar sind und dass die Rechte der betroffenen Personen gewahrt bleiben. Unternehmen sollten daher großen Wert auf klare Verfahrensabläufe, Schulungen und Dokumentationsstandards legen. Wer mehr über professionelle Schulungen zur Geldwäsche- und Compliance-Prävention erfahren möchte, findet weitere Informationen unter: S+P Seminare Geldwäscheprävention